Aktualności

Kserowanie dokumentów tożsamości w świetle Ustawy o dokumentach publicznych

W ostatnich tygodniach w mediach głośno jest o wchodzącej w życie 12 lipca 2019 r. Ustawie o dokumentach publicznych. Dziennikarze ostrzegają, że począwszy od wskazanej daty zagrożone karą do 2 lat pozbawienia wolności będzie m.in. kserowanie dowodów osobistych czy paszportów. Analiza nowych przepisów prowadzi do wniosku, że prezentowane dotychczas tezy są co najmniej wprowadzające w błąd.

Ustawa o dokumentach publicznych zawiera jeden przepis karny[1], który wzbudza obawę przedsiębiorców. Stanowi on, że ten, kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego popełnia przestępstwo zagrożone karą. Przy interpretowaniu nowych przepisów kluczowe jest ustalenie tego, jaki cel przyświecał ustawodawcy, przy ich uchwalaniu. Celem Ustawy o dokumentach publicznych jest bowiem przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa w związku z posługiwaniem się dokumentami publicznymi i ukrócenie przypadków „kradzieży tożsamości”. To jest istota omawianych przepisów. Należy zwrócić uwagę, że konstrukcja przepisu karnego swym zakresem odnosi się głównie do obrotu replikami dokumentów publicznych, w szczególności zabronione nie jest samo przechowywanie repliki, ale przechowywanie jej w celu zbycia. W zasadzie jedyne znamię, które może potencjalnie dotyczyć pracodawców, to „wytwarzanie” repliki dokumentu publicznego, choć problematyczne może być ustalenie tego, jak w praktyce rozumieć wytworzenie dokumentu publicznego, które w świetle regulacji ustawowych ma być karalne.

Dla zrozumienia istoty problemu równie ważne jest zapoznanie się z ustawową definicją repliki dokumentu publicznego. Jest to bowiem odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

Z powyższego wynika, że kserokopia dokumentu publicznego wykonana w celach urzędowych określonych na podstawie odrębnych przepisów jest wyłączona z definicji repliki takiego dokumentu. Innymi słowy, jeśli agencja pracy może wskazać podstawę prawną do kserowania dokumentu publicznego (paszport, dowód osobisty itp.), to będzie to oznaczało, że kserokopia jest w pełni legalna.

W przypadku agencji zatrudnienia stosownymi przepisami są przede wszystkim przepisy Ustawy o promocji zatrudnienia oraz przepisy Ustawy o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP. Przepisy pierwszej wymienionej ustawy wskazują[2], iż składając wniosek o zezwolenie na pracę czy chcąc uzyskać wpis oświadczenia do właściwej ewidencji konieczne jest złożenie kserokopii wszystkich stron dokumentu podróży – czyli w tym zakresie kserowanie jest w pełni dozwolone. Co prawda Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, że przetwarzanie kserokopii paszportu może nie być potrzebne i nawet zwrócił się w tym roku w tej sprawie do Ministra Pracy o zmianę ww. rozporządzenia, to jednak przepisy te wciąż obowiązują, stanowiąc podstawę legalnego dysponowania kserokopią.

Natomiast druga ze wspomnianych ustaw, Ustawa o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP[3], zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentów legalizujących pobyt cudzoziemca (w szczególności karta pobytu, wiza) przez czas zatrudnienia – kserokopia również jest i będzie dopuszczalna.

Posiadanie kserokopii dokumentów w innej konfiguracji czy na inne potrzeby niż wyżej wskazano wymaga każdorazowej weryfikacji, czy istnieje podstawa prawna posiadania takich kserokopii – i to może być często problemem na polskim rynku pracy – bo Kodeks pracy precyzuje jakie dane osobowe pracowników mogą być przechowywane. Kserokopia dokumentu publicznego, w szczególności dokumentu tożsamości, nie znajduje oparcia w przepisach.

Czy wobec tego agencja pracy może ponieść odpowiedzialność za kserowanie dokumentu publicznego, gdy podstawą kserowania są na przykład postanowienia umowy zawartej z zagranicznym kontrahentem, który wymaga od nas posiadania i przesłania takiego dokumentu?

Przepis karny nowej ustawy sankcjonuje pewne zachowania, w szczególności „wytworzenie” repliki dokumentu publicznego, jednocześnie wskazując, co jest a co nie jest „repliką”. Replika musi mieć dwie istotne cechy – odpowiedni wymiar wobec oryginału (w przedziale 75%-120%) oraz cechy autentyczności (odwzorowanie oryginału powinno być 1:1). Jeśli zatem agencja pracy chce mieć gwarancję tego, że żaden jej pracownik nie będzie ponosił odpowiedzialności karnej na zasadach wynikających z Ustawy o dokumentach publicznych, to wystarczające będzie posiadanie kserokopii większej lub mniejszej od wskazanych wymiarów, optymalnie kserokopii czarno-białej. Takie postępowanie całkowicie wyklucza odpowiedzialność karną.  Wydaje się, że nawet kserokopia w wymiarach 1:1, ale czarno-biała powinna całkowicie wykluczać odpowiedzialność karną.

Niezależnie od interpretacji nowych przepisów pracodawcy muszą jednak pamiętać, co jest często przy tej okazji pomijane, że w świetle przepisów o ochronie danych osobowych dopuszczalne jest przetwarzanie tylko tych danych, które są niezbędne do osiągnięcia danego celu. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wielokrotnie wskazywał, że kserowanie dokumentów, przy braku podstawy prawnej, może naruszać RODO właśnie z uwagi na gromadzenie tzw. danych nadmiarowych. Zalecane w tym kontekście jest przede wszystkim ograniczanie się do zbierania oświadczeń, ewentualnie do zapewnienia jedynie wglądu w dokument. Z tych względów, bardziej istotne w kontekście realnie grożących konsekwencji, może być naruszenie RODO, aniżeli nowych przepisów o dokumentach publicznych, o czym pracodawcy powinni pamiętać przy przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do pracy oraz pracowników.

Autor:

Radca prawny Maciej Bednarek

Kancelaria Pałucki i Szkutnik


[1] Artykuł 58 Ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych.

[2] Rozporządzenie z 7 grudnia 2017 r. Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń wydane na podstawie art. 90 ust. 1 Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

[3] Artykuł 2 i 3 Ustawy o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP.

OKAP members map

mapa

agencji członkowskich OKAP

News

Aktualności

Najświeższe informacje
artykuly_okap

Artykuły

WYWIADY I WYDARZENIA