Aktualności

Jak założyć agencję pracy?

Ponad 60% pracodawców deklaruje, że ma trudności ze znalezieniem pracowników do swojej firmy. Liczba ta nieustannie rośnie. Problem dotyczy zarówno pracodawców z Polski, jak i zagranicy. To idealny moment na otworzenie własnej agencji zatrudnienia, która będzie wsparciem w procesie pozyskiwania kandydatów do pracy. Zastanawiasz się jak założyć agencję pracy i jakie warunki musisz spełnić na start? Zapraszamy na krótki przewodnik.

 

Czym zajmuje się agencja pracy?

Zanim podejmiesz decyzję o założeniu własnej agencji zatrudnienia, zastanów się jakie usługi chcesz świadczyć. Agencje pracy zajmują się m.in. doradztwem personalnym oraz pośrednictwem w poszukiwaniu pracy stałej lub tymczasowej, zarówno w kraju, jak i za granicą.

Do najważniejszych zadań pracowników agencji zatrudnienia należy:

  • pozyskiwanie nowych kandydatów na określone stanowiska pracy;
  • analizowanie życiorysów i predyspozycji kandydatów;
  • redagowanie i promowanie ofert pracy;
  • udzielanie pracownikom informacji związanych z zatrudnieniem;
  • prowadzenie rejestru pozyskanych kandydatów;
  • informowanie pracodawców o pozyskanych kontaktach.

Kto może założyć agencję pracy?

Własną agencję zatrudnienia może założyć każdy, kto nie posiada zaległości finansowych w podatkach, składkach na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Przedsiębiorca nie może być wcześniej karany za przestępstwa lub wykroczenia związane z działalnością na rynku pracy, a także nie może być wobec niego otwarta procedura likwidacji lub upadłości.

Wpis do rejestru

Prowadzenie i założenie agencji zatrudnienia jest regulowane ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.

Do wyboru mamy dwa PKD:

  • 78.10.Z – Działalność związana z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników.
  • 78.20.Z – Działalność agencji pracy tymczasowej.

Po nakreśleniu planowanych  działań należy wykonać wpis do rejestru podmiotów, które prowadzą agencje zatrudnienia. Jeżeli spełniamy wszelkie wymagania, zostaniemy wpisani do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia w terminie 7 dni od złożenia wniosku i otrzymamy jeden lub dwa certyfikaty świadczące o wpisie (w zależności od zakresu naszej działalności).

Brak certyfikatu potwierdzającego wpis do rejestru wiąże się z karami od 3000 zł do nawet 100 000 zł. Wyższych kar mogą spodziewać się agencje, które kierują pracowników za granicę.

Wybór formy prowadzenia agencji pracy

Przedsiębiorca, który chce prowadzić agencję pośrednictwa pracy w Polsce, może wybrać jedną z następujących form:

  • jednoosobowa działalność gospodarcza;
  • spółka cywilna;
  • spółka jawna;
  • spółka komandytowa;
  • spółka komandytowo-akcyjna;
  • spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
  • spółka akcyjna.

Duży odsetek zakładanych agencji pośrednictwa funkcjonuje na podstawie wpisu osoby fizycznej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli jednoosobowej działalności gospodarczej.

 

Wybór rodzaju opodatkowania

Przedsiębiorca ma możliwość wybrania dowolnej formy opodatkowania rejestrowanej działalności:

  • opodatkowanie na zasadach ogólnych;
  • opodatkowanie w formie ryczałtu;
  • opodatkowanie liniowe.

Ryczałt jest dostępny jedynie dla agencji prowadzących pośrednictwo pracy tymczasowej. Dla klasycznych agencji pozostaje podatek na zasadach ogólnych, czyli według dwustopniowej, progresywnej skali podatkowej 18 i 32 procent, lub podatek liniowy, który wynosi 19 procent (i ma pewne ograniczenia).
Przedsiębiorca, który zakłada agencję pracy musi zdecydować, czy chce być podatnikiem VAT.  Z punktu widzenia branży jest to zdecydowanie najkorzystniejsze rozwiązanie.

 

Obowiązki agencji pracy

Roczny raport

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą agencję zatrudnienia mają obowiązek przedstawić w Wojewódzkim Urzędzie Pracy roczny raport, który prezentuje m.in. liczbę zatrudnionych osób oraz rodzaj wykonywanych przez nie zawodów (zgodnie z obowiązującą klasyfikacją zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy). Jeżeli wysyłamy pracowników do pracy za granicą, w raporcie należy uwzględnić także kraje zatrudnienia. Najlepiej korzystać w tej kwestii z odpowiednich systemów informatycznych, które będą ułatwiać cały proces.

 

Lokal agencji zatrudnienia

Mimo tego, iż w obecnych czasach proces rekrutacji pracowników odbywa się głównie przy pomocy Internetu, zgodnie z prawem, każda agencja pracy powinna posiadać lokal użytkowy, do którego będą mogli przychodzi potencjalni kandydaci i klienci. Najlepiej sprawdzają się biura w atrakcyjnych lokalizacjach z parkingiem i łatwym dostępem dla każdego zainteresowanego. Biuro agencji pracy powinno zapewniać poufność pracownikom, z którymi są prowadzone rozmowy w sprawie zatrudnienia. Dodatkowo warto wyposażyć je w podstawowy sprzęt techniczny, który będzie ułatwiać rekruterom codzienną pracę.

 

Przestrzeganie RODO

Agencja zatrudnienia musi przestrzegać Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Rekruterzy powinni informować kandydatów, kto jest administratorem ich danych osobowych (ADO) oraz w jaki sposób będą one przetwarzane.
Więcej informacji na ten temat: Zmiany w Kodeksie pracy 2019 – RODO.

 

Dodatkowe elementy, które ułatwią start agencji

Formalności to jednak nie wszystko. Przedsiębiorca, który chce z powodzeniem prowadzić agencję zatrudnienia, już na samym początku powinien zadbać o odpowiednią komunikację w sieci. Warto rozpocząć od stworzenia zoptymalizowanej, wygodnej dla użytkowników strony internetowej oraz strategii komunikacji, która będzie uwzględniać pozostałe kanały styku z potencjalnym pracownikiem lub klientem. Dobrą praktyką jest także inwestycja w odpowiednie oprogramowanie dla agencji zatrudnienia, które ułatwi działanie firmy na wielu istotnych obszarach.

Jeżeli nadal masz wątpliwości jak założyć agencję pracy, możesz skorzystać z dostępnych szkoleń na ten temat lub dołączyć do naszego stowarzyszenia, które wesprze Cię zarówno na początkowym, jak i na dalszym etapie działalności.

OKAP members map

mapa

agencji członkowskich OKAP

News

Aktualności

Najświeższe informacje
artykuly_okap

Artykuły

WYWIADY I WYDARZENIA